Nieuw boekjaar openen en documentnummering instellen

Het nieuwe jaar staat er weer aan te komen. En u wil SAP Business One klaarmaken voor het nieuwe boekjaar en de boekingen van 2021. Doch u vraagt zich af, ‘hoe deed ik dat vorig jaar ook weer’. Daarom hebben wij in dit artikel de stappen voor u uitgeschreven.

Aanmaak Nieuw boekjaar 

Als u met periodetekens werkt, creëer dan het nieuwe periodeteken voor het jaar 2021 via de menukeuze: Beheer -> Definitie -> Financiële boekhouding -> Periodetekens 
NB: Ziet u hier geen jaar-specifieke tekens staan dan slaat u deze stap over.

SAP Business One Aanmaak nieuw boekjaar periodetekens 1

Klik op “Actualiseren” nadat u het periode-teken voor 2021 hebt ingevuld. 

Aanmaak boekingsperioden 

De nieuwe boekingsperioden maakt u aan via de menukeuze: 

Beheer -> Systeeminstellingen -> Boekingsperioden 

Kijk of het nieuwe jaar in de tabel Boekingsperioden beschikbaar is. Indien dat niet het geval is, druk dan op de knop “Nieuwe periode”. Daarna zal een tweede scherm Boekingsperiode openen. (zie het voorbeeld hieronder)

Asaptive boekingsperioden 2 SAP Business One Aanmaak nieuw boekjaar

Vul de jaargegevens in zoals hierboven te zien is. Klik op de knop “Toevoegen” en het nieuwe boekjaar wordt aangemaakt. 

Aanmaak documentnummering voor 2021 

Waarschijnlijk wilt u ook nog een nieuwe documentnummering aanmaken voor het nieuwe jaar. Dat doet u wanneer u voor elk jaar en documenttype eigen nummerseries wil gebruiken. U kunt dat nakijken via de menukeuze: 
Beheer -> Systeeminstellingen -> Documentnummering 

Er zijn nu 2 mogelijkheden: 

1. Het scherm “Documentnummering – Definitie” toont geen jaar-specifieke nummerseries 

Aanmaak nieuw boekjaar documentnummering definitie 3

In dit scherm ziet u geen jaarafhankelijke standaardseriecode staan. De documentnummers lopen van 1 tot het hoogste nummer. Wanneer u dubbelklikt op bijvoorbeeld de regel van een veelgebruikt document, (zoals Ontvangen Facturen) dan ziet u in het subscherm dat ook hier slechts één primaire nummering is weergegeven.  
 
>> In dit geval hoeft u géén specifieke nummerseries aan te maken. Deze stap kunt u overslaan. U bent klaar met het openen van het nieuw  boekjaar.  

Ziet u echter wel een scherm met jaar-specifieke nummerseries, maakt u deze dan aan zoals hierna onder mogelijkheid 2. wordt uitgelegd. 

2. Het scherm “Documentnummering – Definitie” vertoont wel jaar-specifieke nummerseries. 

In het onderstaande scherm ziet u dat voor het jaar 2020 per documenttype eigen nummerseries zijn aangemaakt (Dit omdat de nummers beginnen met de cijfers 20).  

Asaptive aanmaak nieuw boekjaar documentnummering 4

Het documentnummer is bijvoorbeeld als volgt samengesteld:  
jaar-documenttype-volgnummer, dus JJDT0001, in dit geval bijvoorbeeld 20620001 etc. 

NB1 : SAP Business One heeft per documenttype een vast nummer. U vindt de specifieke informatie op de SAP Community website: SAP Business One Form Types and Object Types

NB 2: Bij de Journaalboekingen is een extra nul geplaatst omdat deze serie in grotere aantallen wordt aangemaakt.

NB3: U ziet dat in de meest rechtse kolom gelegenheid is om menu-namen naar uw wens aan te passen.


Nummerseries aanpassen

Dit doet het best wanneer geen andere personen zijn ingelogd in SAP Business One. Om nu de nummerseries aan te maken voor het jaar 2021 handelt u als volgt: 
 
1. Dubbelklik links in het lege vakje vóór het documenttype in de eerste kolom van de tabel.  
(Voorbeeld: Uitgaande facturen): 

Business One - nummerseries aanpassen 5

Het venster “Series – Uitgaande facturen – Definitie” opent. U ziet hier de beschikbare series van de Uitgaande facturen. De vet getoonde regel is de actuele standaardregel. 

2. Klik met de rechtermuisknop op het regelnummer links van de laatste nummerserieregel en kies voor: Regel toevoegen

Vult u hier de benodigde gegevens in: 

SAP - uitgaande facturen 6
  • Vul de gegevens voor 2021 in, vergelijkbaar met voorgaande jaren, dus 21DT0001 waarbij DT het documenttypenummer is;
  • Vul een maximumnummer is als uw nummering per jaar wordt ingesteld en niet doorloopt, dus 21DT9999;
  • Bij Periodeteken vult u in wat in voorgaande jaren gebruikelijk was, Standaard of het Jaarteken Y2021.

Druk na elke aanpassing van een documenttype steeds 2x op “Actualiseren” dus in zowel het Serie-definitiescherm alsook in het daarachter liggende Documentnummeringsscherm!

Herhaal dit totdat u alle documentnummers voor het nieuwe jaar hebt aangemaakt.


Belangrijke Tips

  1. Deze aanpassing doet u het best als niemand anders is ingelogd (i.v.m. wijzigende nummers).
  2. Zorg dat het eerste documentnummer van het nieuwe jaar steeds hoger is dan de nummerserie van het voorgaande jaar.

Standaardnummerseries

U kunt eventueel een van de nummerseries “Als standaard instellen”. Dit doen we meestal op 1 januari van het nieuwe jaar. Die standaard-serie wordt dan in het achterliggende scherm Documentnummering – Definitie getoond. Bij de jaarovergang zal het systeem op basis van de documentdatum wel automatisch de juiste nummerseries hanteren.

NB: Merk op dat u in het scherm “Series per documenttype – Definitie”, ook nummerseries kunt blokkeren door een vinkje in de laatste kolom te plaatsen.

U bent klaar met het openen van een nieuw boekjaar in SAP Business One.
Wij wensen u veel succes in dat nieuwe jaar!

Wenst u meer informatie over de mogelijkheden van SAP Business One, dan helpen wij u graag verder.

Neemt u in dat geval contact met ons op:
Asaptive B.V.
+31(0)23 760 23 00
info@asaptive.com

Wilt u weten wat nieuw is in SAP Business One 10.0 (per 11-11-2020)?
Downloadt u hier de laatste informatie: Nieuw in SAP Business One 10.0