Bij een aantal gebruikers zien we dat de effecten van de verschillende verkoopdocumenten op financiële boekingen en voorraadposities niet altijd bekend zijn. Zeker wanneer ongemerkt voorraadposities wijzigen, kunnen onbedoeld verschillen optreden tussen de werkelijke voorraad en de geregistreerde aantallen in de administratie. Vandaar dat we nog eens aandacht schenken aan dit onderwerp. Daarbij maken we gebruik van al wat ouder cursusmateriaal van SAP dat echter nog altijd actueel is. 

Het verkoopproces 

Binnen het reguliere verkoopproces zien we normaal gesproken het volgende traject: 

  1. Bij het uitbrengen van een offerte vinden er nog geen mutaties plaats in de voorraadaantallen; ook zijn er geen mutaties op financieel vlak. 
     
  2. Bij het inboeken van een order worden alleen voorraadaantallen gereserveerd, want er is een toezegging aan een klant. De vrij beschikbare hoeveelheid van een artikel neemt af; de bevestigde hoeveelheid neemt toe, maar de totale voorraadhoeveelheid blijft nog hetzelfde. Er vinden in deze fase nog geen financiële mutaties plaats. 
     
  3. Bij een levering worden aantallen uit de voorraad geboekt: de hoeveelheid in magazijn en de bevestigde hoeveelheid nemen af. Er vinden nu ook financiële boekingen plaats: de kostprijs verkopen wordt geboekt en de waarde van de voorraad wordt afgeboekt. 
     
  4. Bij een uitgaande factuur worden een vordering op de klant en de omzet geboekt. Voor wat betreft de voorraadaantallen vinden er geen mutaties meer plaats, mits er voorafgaand aan de factuur een levering is geboekt. En dit is nu een belangrijk aandachtspunt. Kijk onder “Afwijkende situaties” voor meer informatie hierover. 

NB: Eventueel kan worden ingesteld dat de boeking van de kostprijs verkopen pas bij de uitgaande factuur plaatsvindt. In dat geval wordt bij de levering een boeking gedaan op de rekening Geleverde goederen ook wel bekend als Nog te factureren leveringen. Daardoor wordt dus zichtbaar welke bedragen je nog moet factureren van openstaande leveringen en krijg je een zuiverder beeld van het resultaat in die periode.

Afwijkende situaties 

Afwijkende situaties kunnen zijn: 

  • Een incompleet verkoopproces 
  • Retourboekingen 
  • Vooruitbetalingsfacturen 

We zullen dit hieronder behandelen. 

Incompleet verkoopproces 

Stel dat het complete proces order – levering – uitgaande factuur niet geheel wordt doorlopen, maar dat we direct een levering of zelfs direct een uitgaande factuur aanmaken. 

Bij de aanmaak van een levering zonder voorafgaande order worden de voorraadaantallen eveneens geminderd, echter zonder mutatie van de bevestigde of de gereserveerde hoeveelheden. De financiële boekingen blijven in dit geval gelijk. Om dit verkooptraject af te ronden dient er een uitgaande factuur op de levering te volgen. 

Bij de aanmaak van een uitgaande factuur zonder voorafgaande order of levering worden bij de uitgaande factuur niet alleen de bovengenoemde financiële boekingen verricht, maar worden óók de voorraadaantallen afgeboekt!  
 
Deze functionaliteit is zo ingesteld om een vereenvoudigd verkoopproces mogelijk te maken met behoud van de juiste voorraadaantallen. Dit kan ook worden toegepast bij goederen die worden afgehaald aan het magazijn zonder voorafgaand verkooptraject. Juist deze functionaliteit is van belang, bij de behandeling van retouren en met name het boeken van creditnota’s, zie hieronder bij Retourboekingen. 

Retourboekingen 

Bij retouren vóórdat er een uitgaande factuur is geboekt, zal een retour verkopen moeten worden geboekt om een transactie terug te draaien en zien we de volgende situatie: 

Bij retouren na een levering maar vóór een uitgaande factuur, worden voorraadaantallen weer bijgeboekt en wordt in financiële zin de voorraadwaarde weer bijgeboekt en de kostprijs verkopen afgeboekt.

Retouren kunnen desgewenst ook op afzonderlijke rekeningen en in een afzonderlijk magazijn worden geboekt. Zodoende is een controlefase in te bouwen, zodat de goederen daarna ofwel weer aan de reguliere voorraad worden toegevoegd. Ofwel als defect of als incourant kunnen worden afgeboekt.

Bij retouren ná een uitgaande factuur zullen we een uitgaande creditnota moeten boeken om de openstaande post bij de debiteur terug te boeken:

Bij een creditnota worden zowel de financiële waarden als de voorraadaantallen teruggeboekt: het aantal artikelen in voorraad wordt weer verhoogd, terwijl in financiële zin de waarde van de voorraad wordt verhoogd; de vordering op de klant wordt afgeboekt; de omzet en de kostprijs verkopen worden teruggeboekt.

Is er in deze situatie al een retourdocument aangemaakt? Dan dient de creditnota aan deze retour te worden gekoppeld. In dat geval worden er bij de aanmaak van de creditnota geen voorraadaantallen meer gewijzigd. Vergeet men de creditnota aan het retourdocument te koppelen? Dan wordt de goederenontvangst tweemaal geboekt en blijft de retourboeking openstaan. Dat levert weer verschillen op tussen het werkelijke aantal in voorraad en het administratieve aantal in voorraad.

NB: Door deze functionaliteit dient het verwerken van een creditnota met de nodige aandacht te geschieden: Bij de creditnota worden immers ook de voorraadaantallen opgehoogd. Wil je de creditnota gebruiken om openstaande posten tegen te boeken zonder de voorraadaantallen te verhogen? Dan kun je het best een uitgaande creditnota van het type “Service” maken:

Met een uitgaande creditnota van het type Service worden geen voorraad-aantallen geboekt en krijg je de mogelijkheid om een grootboekrekening te kiezen waarop je de kosten van de retour wil boeken (garantiekosten; goederen defect etc.) of de omzet wil tegenboeken.
Wil je een zuivere koppeling tussen logistieke transacties en boekingen op bijvoorbeeld omzetrekeningen houden? Dan verdient het wel aanbeveling afzonderlijke grootboekrekeningen voor dit soort correcties te hanteren.

Uitgaande vooruitbetalingsfacturen

Een andere afwijkende situatie is die waarin een uitgaande vooruitbetalingsfactuur wordt aangemaakt. Dat is schematisch als volgt weer te geven:

De uitgaande vooruitbetalingsfactuur is een document dat wordt gebruikt om klanten voorafgaand aan de levering te laten betalen. (Let op het verschil tussen een vooruitbetalingsfactuur en een vooruitbetalingsverzoek: een verzoek is niet meer dan een verzoek zonder achterliggende transacties.)

Met de vooruitbetalingsfactuur na een order vinden alleen financiële boekingen plaats: een vordering op de debiteur en een bedrag op de rekening vooruit-gefactureerde bedragen. De voorraadaantallen worden afgeboekt bij de levering die pas ná de vooruitbetalingsfactuur wordt aangemaakt. Is er voorafgaand aan de vooruitbetalingsfactuur geen verkooporder aangemaakt? Dan wordt de beschikbare hoeveelheid alsnog bij de aanmaak van de vooruitbetalingsfactuur verlaagd.

NB: Vergeet bij het aanmaken van de definitieve factuur (na een vooruitbetalingsfactuur en levering) niet om de vooruitbetalingsfactuur te koppelen, waardoor het vooruitbetaalde bedrag op de definitieve factuur in mindering wordt gebracht:

In bovenstaand voorbeeld heeft een levering van € 1.475,= excl. BTW plaatsgevonden met een aanbetaling van € 1.000,= excl. BTW. Bij een juiste afhandeling van het verkoopproces met telkens koppelingen tussen bron-documenten en doel-documenten, zal het systeem de koppeling van de vooruitbetalingsfactuur automatisch voorstellen. Zie in bovenstaande afbeelding de opmerking linksonder in het scherm: Gebaseerd op…

NB: Voor de eenvoud zijn btw-boekingen buiten beschouwing gelaten.

NB: Deze instructie is gemaakt op basis van de functionaliteit in SAP Business One, alle versies.

Deze instructie is met de nodige zorg samengesteld. Bij de aanmaak is gebruik gemaakt van cursusmateriaal van SAP.

Volgt u onze LinkedIn bedrijfspagina voor nog meer handige Tips & Tricks voor SAP Business One: www.linkedin.com/asaptivebv

Vond u deze tip interessant? Wij horen het graag! Door u in te schrijven voor de nieuwsbrief blijft u op de hoogte van meer handige SAP Business One tips, interessant nieuws en meer…

Wenst u meer informatie over SAP Business One of de instellingen ervan, dan helpen wij u graag verder.

Neemt u in dat geval contact met ons op:
Asaptive B.V.
+31(0)23 760 23 00
info@asaptive.com