In een bedrijf kan de behoefte ontstaan om de financiële informatie omtrent kosten en opbrengsten, die doorgaans in de resultatenrekening is af te lezen, verder te verbijzonderen naar afdelingen, regio’s, productlijnen of divisies. Om dat te faciliteren bevat SAP Business One de functionaliteit van de kostenplaatsen. In de Engelstalige literatuur heet deze boekhoudtechniek Cost Accounting.
Het inrichten en gebruiken van kostenplaatsen in SAP Business One.
Dimensies
Om deze functionaliteit beschikbaar te maken kent SAP 5 dimensies. Elke dimensie is een “view” of een verbijzonderingsmethode. Als voorbeeld van een dimensie kunt u denken aan de genoemde indeling van opbrengsten en kosten naar bijvoorbeeld afdelingen, regio’s, productlijnen, divisies of klantgroepen. Deze dimensies zijn vrij benoembaar en toe te passen op zowel balansrekeningen als resultatenrekeningen.
Kostenplaatsen
Binnen elke dimensie kunt u verschillende kostenplaatsen benoemen waar de opbrengsten of kosten aan worden toegewezen. Denk dan aan de verschillende afdelingen of de verschillende produktgroepen die de organisatie kent.
Verdeelregels
Om de opbrengsten en kosten per dimensie aan de kostenplaatsen te kunnen toewijzen zijn verdeelregels nodig. Hiermee geeft u per dimensie aan in welke verhouding de opbrengstboeking of de kostenboeking aan de verschillende afdelingen of productgroepen moet worden toegewezen.
De financiële informatie die in het grootboek terecht komt, kunt u dus gaan toewijzen aan de benoemde dimensies en de daarbinnen onderscheiden kostenplaatsen.
Hierdoor kunt u per afdeling, regio, productlijn, divisie of klantgroep zien wat de resultaten zijn.
Instellingen Kostenplaatsen
Hoe activeert u deze functionaliteit?
De onderstaande menu’s en schermknipsels komen uit SAP Business One versie 9.3, maar – zoals we van dit pakket gewend zijn – vindt u ook in oudere versies de functionaliteit terug in vrijwel hetzelfde menupad of scherm.
Activeer de multidimensie-functionaliteit via menupad
Beheer – Systeeminstellingen – Algemene instellingen – Tabblad Kostenadministratie
Plaats een vinkje bij “Multidimensies gebruiken”
In het menu Financieel komt nu de keuze Kostenadministratie beschikbaar; daar ziet u onder andere de verschillende onderdelen die we gaan inrichten:
Aanmaak dimensies
Ga naar het menupad
Financiële boekhouding – Kostenadministratie – Dimensies
U ziet het venster Dimensies waar U de gewenste dimensies met een vinkje kunt activeren en een naam kunt geven. Wij tonen hier twee dimensies genaamd Afdeling en Produktlijn.
Aanmaak Kostenplaatsen
Stel we onderscheiden de afdelingen Verkoop; Development en Support. In het menupad
Financiële Boekhouding – Kostenadministratie – Kostenplaatsen maken we de kostenplaatsen aan:
De kostenplaatsen (voor de afdelingen) Verkoop, Development en Support zijn aangemaakt;
In het sub-venster Kostenplaatsen – instellingen ziet u welke gegevens per kostenplaats dienen te worden ingevuld. Het veld sorteercode wordt in rapportages gebruikt om volgordes te bepalen.
Tip: Gebruik codes waaraan u kunt herkennen welke kostenplaats het betreft.
Aanmaak Verdeelregels
Om financiële boekingen aan kostenplaatsen toe te wijzen hebben we verdeelregels nodig. Die worden als volgt aangemaakt in het menupad Financiële Boekhouding – Kostenadministratie – Verdeelregels.
Het venster Verdeelregels – instellingen opent:
U ziet in het bovenste deel van de afbeelding dat er al drie verdeelregels zijn aangemaakt. Deze wijzen de verkoop-, development- en support-opbrengsten en kosten rechtstreeks toe aan de betreffende kostenplaatsen of afdelingen. Dat zijn 100% directe toewijzingen.
Het kan ook zijn dat bv. huisvestingskosten op basis van de oppervlakte volgens een bepaalde verdeelsleutel moeten worden toegewezen aan een afdeling (kostenplaats). Hier is de verhouding 20 40 40. Loonkosten bijvoorbeeld kunt u toewijzen aan afdelingen op basis van de bruto-lonen voor die afdeling. Naast een huisvestingskosten-verdeelregel kunt u bijvoorbeeld ook een verdeelregel voor algemene kosten instellen.
Buiten procentsgewijze verdelingen kunt u ook vaste bedragen toewijzen aan de afdelingen. Plaats in dat geval een vinkje bij “Toewijzen met vaste bedragen”
De velden “geldig van … tot … ” en het veld “Actief” maken het mogelijk om verdeelregels gedurende een bepaalde periode te laten gelden. Wijzigen de verhoudingen, dan maakt u een nieuwe verdeelregel aan die u vanaf dat moment laat gelden.
Aanmaak nummerserie Journaalboekingen
Om boekingen op kostenplaatsen te kunnen verrichten dient een nummerserie voor journaalboekingen te worden aangemaakt in het menupad Beheer – Systeeminstellingen – Documentnummering
Gebruik van verdeelregels in transactiedocumenten
In de transactiedocumenten voor in- en verkoop kunnen nu aanvullende kolommen worden getoond waarop de verdeelregels worden ingevuld. Stel U verkoopt printers die dienen te worden toegewezen aan de afdeling Verkoop en de productlijn Hardware:
In de kolommen Afdeling en Productlijn vult u de verdeelsleutel voor de opbrengsten in en in de kolommen Kostprijs Afdeling en Kostprijs Productlijn geeft u de verdeelsleutel voor de kostprijzen in. Datzelfde kunt u realiseren in transactiedocumenten aan de kostenzijde (inkomende facturen) en de journaalposten.
Verdeelregels aan grootboekrekeningen koppelen.
Dit is veel werk wanneer u dit handmatig moet doen. Om dit proces te vereenvoudigen kunt u aan elke grootboekrekening een voorkeurs-verdeelsleutel koppelen. Dit doet u via het menupad
Financiële boekhouding – Rekeningschema – Rubriek Kosten
U ziet dat we de grootboekrekening 4310 voor de dimensie Afdeling en de verdeelregel 04 – Huisvesting, relevant hebben gemaakt. Wanneer nu financiële boekingen op de grootboekrekening 4310 plaatsvinden, wordt de verdeelsleutel huisvesting voorgesteld, die zo nodig nog wijzigbaar is. Wanneer deze verdeelsleutel wordt geaccepteerd dan worden de geboekte kosten verdeeld en wel voor 20% naar Verkoop; 40% naar Development en voor 40% naar de afdeling Support.
Plaatst u wel een vinkje, maar laat u het veld verdeelsleutel leeg, dan zal de software bij een boeking geen voorkeursverdeelsleutel tonen, maar de invoer van een verdeelsleutel wel mogelijk maken.
Aanpassingen aan boekingen op kostenplaatsen
SAP Business One voorziet in de mogelijkheid om correctieboekingen op kostenplaatsen door te voeren. Die verlopen dan via een afzonderlijke grootboekrekening “Correcties Kostenverbijzondering”, bijvoorbeeld nummer 9900. Deze rekening dient altijd een nul-saldo te vertonen. In die rekening wordt dan bij de grootboekrekeningdetails een vinkje geplaatst bij het veld “Alleen aanpassing kostenadministratie”:
Rapportages met kostenplaatsen
In dit artikel bespreken we alleen de belangrijkste rapporten. Allereerst is er de overzichtstabel met kostenplaatsen en verdeelsleutels per dimensie, te vinden in het menupad Financiële Boekhouding – Kostenadministratie – Tabel met kostenplaatsen en verdeelregels:
Vanuit deze tabel kunt u ook nieuwe kostenplaatsen en verdeelregels aanmaken.
Via het menupad Financiële Boekhouding – Kostenadministratie – Kostenplaatsenrapport kunt u zien, welke bedragen op de kostenplaatsen zijn geboekt en welke verdeelregel er aan te grondslag ligt.
Met de menukeuze Financiële Boekhouding – Kostenadministratie – Afstemmingsrapport kostenadministratie kunt u per dimensie zien, hoe de bedragen per grootboekrekening via de kostenverbijzondering naar de kostenplaatsen zijn geboekt.
Rapport journaalboeking
Tenslotte is er nog een rapport waar u per journaalboeking de kostencorrecties kunt zien in menupad
Financiële Boekhouding – Kostenadministratie – Journaalboeking voor aanpassing van kostenadministratie
NB 1: Wij hebben hier de instellingen voor resultatenrekeningen besproken, maar deze functionaliteit kan ook worden toegepast op de balansrekeningen in de administratie.
NB 2: Het verdient aanbeveling om de inrichting en het gebruik van kostenplaatsen eerst te testen in een testadministratie.
Wenst u meer informatie over SAP Business One of de instellingen ervan, dan helpen wij u graag verder.Neemt u in dat geval contact met ons op:
Asaptive B.V.
+31(0)23 760 23 00
info@asaptive.com