ERP, bent u daar al bekend mee?

Weet u wat een ERP systeem precies is? Bent u bekend met de ERP definitie en met de mogelijkheden die een ERP systeem u kunt bieden? ERP is een afkorting die staat voor ‘Enterprise Resource Planning’.

ERP definitie: Een ERP is kortgezegd een softwarepakket dat informatie van verschillende bedrijfsafdelingen samenbrengt. Met een ERP systeem worden bedrijfsprocessen geautomatiseerd. Hierdoor dalen de kosten, stijgt productiviteit en verbetert het de efficiëntie van processen doordat gegevens van de productie, inkoop, verkoop, administratie en logistieke afdeling kunnen worden gekoppeld.

De meeste bedrijven binnen het MKB kunnen niet meer zonder een software-pakket dat alle bedrijfsprocessen met elkaar verbindt. Maar door de vele aanbieders van ERP-systemen en doordat de ERP definitie niet altijd even duidelijk is, is soms door de bomen het bos niet meer te zien. En er zitten vervelende (financiële) consequenties aan een verkeerde keuze. Misschien heeft u al eens geïnvesteerd in een duur software-pakket wat uiteindelijk niet de verwachte verbetering gaf – of vreest u voor een dergelijke uitkomst. Toch zou dit u er niet van moeten weerhouden u te verdiepen in de aanschaf van een geïntegreerd software-pakket. Met een ERP dat bij u past, optimaliseert u bedrijfsprocessen zodat u uw klanten nog beter van dienst kunt zijn. Maar waar moet u op letten bij het selecteren van een geschikt ERP? En, minstens zo belangrijk, waaraan moet een geschikt ERP systeem aan voldoen?

ERP groeit met u mee

Het is essentieel dat uw ERP ‘future-proof’ is. Dat wil zeggen dat het de mogelijkheden biedt om in te spelen op – en mee te groeien met – de (nog onbekende) ontwikkelingen van de toekomst. Op deze manier voorkomt u dat u op niet al te lange termijn moet kiezen voor een nieuw ERP pakket. Met een dynamisch en eenvoudig te updaten ERP kunt u zonder problemen mee met de razendsnelle ontwikkelingen binnen de IT-wereld.

Daarnaast dient een geschikt ERP systeem dynamisch genoeg te zijn om perfect aan te sluiten op uw bedrijfsprocessen en structuur. Het kan prima het geval zijn dat u op dit moment alleen behoefte heeft aan software om uw bedrijfsadministratie te optimaliseren. Een goed ERP past zich echter aan uw situatie aan. Wanneer blijkt dat u naast bedrijfsadministratie bijvoorbeeld ook uw logistieke planning wilt integreren binnen het ERP, moet dat mogelijk zijn binnen het ERP systeem dat u reeds gebruikt. Het bijkomende voordeel van een schaalbaar ERP, is dat een dergelijk ERP-systeem binnen elk budget past.

Heeft u voldoende zicht op uw situatie?

Het is vanzelfsprekend dat u eerst goed inzicht moet krijgen in uw eigen situatie. Wat zijn uw bedrijfsprocessen? Loopt u tegen bepaalde problemen aan? Waar kunt u verbeteren om nog beter aan de wensen van uw klanten te voldoen? Waar liggen uw prioriteiten en wat is het budget?

Dit lijstje lijkt een open deur. Maar ondernemers komen vaak tot nieuwe inzichten wanneer ze wat langer bij deze vragen stilstaan. Het is erg nuttig om de vragen ook neer te leggen bij verschillende stakeholders binnen uw onderneming. Niet alleen werpen zij een ander licht op zaken, ze moeten ook overweg kunnen met het ERP-systeem dat u wenst aan te schaffen. Daarnaast is de kans op een succesvolle ERP implementatie groter wanneer toekomstige gebruikers zich betrokken voelen bij de keuze voor een bepaald software-pakket.

Wat inzicht in uw situatie ook oplevert is een beter beeld de wensen die u stelt aan uw nieuwe ERP systeem. Geeft u de voorkeur aan een gekocht of een gehuurd systeem? Wilt u updates in huis uitvoeren of wilt u dit outsourcen? Komt u hier zelf niet uit, dan is het raadzaam om een gespecialiseerde partij in te huren om u te helpen de antwoorden op deze vragen te vinden. Bedenk wel dat u als geen ander een beeld heeft van wat u doet en waar de knelpunten zitten. Een (tijds)investering in het bepalen van uw wensen betaalt zich later vaak weer uit.

Vind een geschikte leverancier

Wanneer voor u de ERP definitie duidelijk is, komt u er ook achter of u behoefte heeft aan een product of dat u een project met een leverancier aangaat. Een product is een standaardversie van het ERP-systeem en wordt over het algemeen gebruikt door een beperkt aantal gebruikers. Een project, daarentegen, is een op maat gemaakt traject dat perfect past bij uw bedrijfsprocessen en wensen.

De relatie met de leverancier is wat het verschil maakt. Zoek dus kritisch naar een partij waarmee u een klik heeft en in wiens visie u zich kunt vinden. Die klik kan zitten in interesse of ervaring binnen uw branche of in het meedenken over het optimaliseren van uw bedrijfsprocessen. Maar ook in het leveren van maatwerk binnen uw budget.

Het is dus van belang dat er een match is met uw leverancier. Ongeacht of u een product of een project afneemt, u gaat een langetermijnsamenwerking aan. Vooral gezien de blijvend terugkerende updates van de software. In een razendsnelle wereld is het prettig om met een partij samen te werken die zicht op toekomstige ontwikkelingen heeft. Op deze manier bent u er zeker van dat niet alleen uw ERP maar ook uw samenwerking future-proof is.

Vond u dit bericht interessant? Door u aan te melden voor de Asaptive newsflash blijft u op de hoogte van interessant nieuws, handige tips en meer!

Het artikel is afgeleid van de volgende bron: https://blogs.sap.nl/digital-transformation/kies-binnen-het-mkb-voor-een-future-proof-erp